No se discute ya que la tecnología informática debe generar valor para el negocio, lo que todavía no terminamos de estructurar bien es ese enlace entre la tecnología informática y el valor que genera.
Otro punto álgido es la sostenibilidad de este valor generado y cómo una inversión sigue siendo productiva y agregando valor más allá de la primera implementación.
Compartimos con ustedes un esquema de apareamiento entre tipos de soluciones y tipos de valor que se pueden generar con cada uno de ellos, como herramienta para poder atar el proyecto a la generación de valor y a partir de ahí poder generar unos números que permitan la evaluación del retorno de la inversión.
Inicialmente reconocemos cuatro tipos de sistemas de información o tecnologías de información, que atienden diferentes requerimientos de la compañía.
La infraestructura incorpora todos los elementos básicos de tecnología informática, desde redes de comunicaciones, equipos, servidores, sistemas operativos y demás.
Una adecuada infraestructura es la que permite integrar las diferentes áreas y/o procesos de un negocio y a su vez darle flexibilidad para amoldarse a cambios en el entorno o en procedimientos. También permite reducir los costos de TI en la medida en que más personas utilicen los mismos recursos, y genera una estandarización en la aplicación de tecnología informática.
Los sistemas transaccionales involucran el procesamiento transaccional de la información de las empresas. Se incluyen aquí las entradas y salidas de producto, la facturación, el registro de pedidos, atención a clientes, contabilización de transacciones, manejos financieros, entre muchas otras transacciones. Se caracterizan por un alto volumen de tareas repetitivas.
El valor de los sistemas transaccionales está ligado directamente a un aumento de productividad, no solo por la reducción de costos, sino por la atención de un mayor volumen transaccional con el mismo número de personas, lo que permite apalancar el crecimiento de las compañías, y hasta inclusive absorber requerimientos de entidades de control cada vez más exigentes.
Los sistemas informacionales comprenden todas las herramientas para producir información a partir de la información transaccional y la información de entorno. Se incluyen aquí elementos como los estados financieros, los indicadores de gestión, y hasta elementos de control sobre la ejecución de procesos.
Los beneficios directamente asociados a los sistemas informacionales incorporan elementos de mayor control, mejor información para toma de decisiones, mejores sistemas de calidad y ciclos más rápidos en los procesos.
Por último, los sistemas estratégicos son aquellos que entran a soportar una estrategia en particular como un mejor posicionamiento en el mercado, innovación, obtención de una ventaja competitiva o la implementación de grandes cambios en la forma de trabajar, permitiendo un alto valor agregado. Inclusive el acercamiento a los clientes puede considerarse como sistema estratégico si genera un aumento en las ventas.
Habiendo ya clarificado los cuatro tipos de sistemas de información y su enlace con la generación de valor, solo resta validar el factor de sostenibilidad dese valor obtenido.
Con la infraestructura, en la medida que se va mejorando la misma y se va dando acceso a más personas a la misma infraestructura, se reducen los costos de aplicación de la misma mientras se garantiza la estandarización en la compañía. Por lo general se exige una evaluación permanente de las tecnologías en pié para garantizar que estén a tono tanto con los avances tecnológicos como los requerimientos de la empresa.
Los sistemas transaccionales obtienen un alto impacto en el valor cuando recién son implementados, reemplazando procesos manuales, o problemas que se generan por falta de integración. En el tiempo, permiten aumentar la capacidad transaccional de la compañía como fuente de valor. Si la compañía no crece transaccionalmente, es probable que no haya sostenibilidad para este beneficio más allá del primer impacto.
Los sistemas informacionales operan a la inversa de los transaccionales. A medida que el negocio madura en la aplicación de información para toma de decisiones va mejorando la calidad de las mismas y por ende disminuyendo el riesgo de no acertar en las decisiones. El valor aumenta en la medida que el sistema informacional madura.
Los sistemas estratégicos generan un valor importante, con su consabido alto riesgo, en el momento de atender la estrategia, sin embargo una vez la estrategia se ha logrado, estos sistemas “desaparecen” para convertirse o en informacionales, o transaccionales.
Es claro que usted puede tener ya en pié muchos de estos sistemas. ¿Está obteniendo el valor esperado de ellos? Confiamos que las clasificaciones aquí explicadas, permitan modificar la forma como ven sus soluciones informáticas y proyectos en curso, para que las puedan atar al logro de beneficios.
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Por José Camilo Daccach T.
